ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DA ASSESSORIA JURÍDICA DAS
EMPRESAS PORTOBELLO
Leonita C. Fernandes * Valéria G. Ghanem **
Resumo
Organização do arquivo jurídico de acordo com técnicas
arquivísticas, estabelecendo critérios para avaliação
documental e metodologia compatível a continuidade e expansão
do arquivo, após a finalização do projeto.
Descritores : Organização; arquivo; empresa; metodologia;
projeto.
1. O Projeto e seu desenvolvimento
Idealizado por Valéria G. Ghanem , o projeto teve por objetivo organizar
o acervo da assessoria jurídica das empresas Portobello, seguindo
as normas da arquivística, pois os documentos se encontravam em total
desorganização e sem nenhum processamento técnico.
0 primeiro passo foi fazer um levantamento e reconhecimento da tipologia
documental, consequentemente separou-se a documentação de uso
corrente da documentação de valor permanente, que foi armazenado
no arquivo central, chamado pela empresa de arquivo inativo.
O arquivo inativo da assessoria jurídica possuiu no final da organização,
35 caixas-arquivo, contendo 596 pastas com documentos de 32 empresas que
compõem a holding.
A série documental correspondências foi separada em recebida,
expedida e de terceiros, totalizando 15 pastas. A série documentação
complementar, foi criada para ordenar uma gama muito extensa de documentos
até então agrupados de forma errônea. Foram identificados
140 assuntos, ordenados em 286 pastas, utilizou-se índice alfabético
para a recuperação.
A parte mais importante da organização do arquivo e que mereceu
um estudo minucioso para melhor adaptação da metodologia aplicada,
foi a ordenação dos processos.
Eles foram organizados e agrupados pelas seguintes áreas:
• TRIBUTÁRIA : Administrativo e Judicial
• TRABALHISTA : Administrativo e Judicial
• CÍVEL : Judicial
Foram analisados 366 processos, distribuídos em : 92 tributário
administrativos ,138 tributário judiciais , 13 trabalhistas.
2. A Metodologia
O método utilizado foi o DUPLEX , que vem a ser a junção
do método numérico e de assunto. Este método utiliza
números e pontuação que identifica o processo dentro
do acervo e descreve os principais elementos como :
•ÁREA
•N° DE PROCESSO
• PARTES PERTENCENTES AO PROCESSO
• ASSUNTO
•DATA
3. Automatização
Através da criação de um programa desenvolvido em linguagem
VISUAL BASIC, a recuperação da informação arquivada
foi automatizada. Sob a responsabilidade de Arno Schmidt Jr. da DB Consult,
o programa utilizado propicia Cadastramento, pesquisa e relatório
de todo o acervo jurídico.
4. O Estágio
O papel da estagiária foi de suporte à arquivista, tendo em
vista o conhecimento árido sobre o assunto, assim como a prática
das atividades.
Todas as tarefas foram analisadas pela arquivista e repassadas à estagiária,
através de orientação específica.
Cabe ressaltar que o tipo de atividade desenvolvida em nível estagiário,
comparada a teoria vista durante a graduação, é diferenciada
por dois pontos básicos e de destaque. São eles :
- O conhecimento arquivístico se dá
no início do curso, ficando muito distante da prática durante
a graduação.
- A falta de aprofundamento no assunto dificulta a familiarização
com o mesmo. A necessidade de especialista em arquivologia no desenvolvimento
de um trabalho como o que foi feito na empresa Portobello é evidente,
assim
como a importância da junção dos conhecimentos arquivístícos
e biblioteconomicos para o alcance da perfeição nos trabalhos
desenvolvidos em parceria.
5. Considerações finais
A participação em um trabalho como este é de grande
valor pessoal e profissional. Primeiramente o contato com profissionais de
áreas diferenciadas ao mesmo tempo próximas, a Biblioteconomia
e o Direito possuem uma grande afinidade e entrosamento, além do reconhecimento
de ambos profissionais das áreas, na importância do compartilhamento
dos conhecimentos.
O mais importante no entanto, foi o trabalho arquivístico descoberto
passo a passo no decorrer das atividades realizadas.
Coube a arquivista utilizar experiências passadas a título de
ilustração , para demonstrar na prática vivenciada durante
a organização do acervo jurídico da empresa, que cada
caso deve ser estudado detalhadamente, observando sempre o usuário,
as condições físicas do local, a porte da instituição
e em especial as características próprias de cada arquivo e
dentro deste as características específicas de cada série
documental.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BAR, Fernando Luiz. GDI: Introdução ao gerenciamento
da documentação e informação. São Paulo:
CENADEM, 1988, 99 p.
VALETTE, Jean-jacques. O papel dos arquivos na administração
e política de planificação nos países em desenvolvimento.
Rio de Janeiro : Arquivo nacional, 1973, 63 p.
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Leonita C. Fernandes
Graduanda no Curso de Biblioteconomia da UFSC - Estagiária
Valéria G. Ghanem
Historiadora especializada em Arquivologia
Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis,
v. 2, n.2, p. 25-27, 1997.