DESENVOLVIMENTO E IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA INFORMATIZADO
PARA BIBLIOTECAS
Relato de uma experiência prática
Aylton Bogo
Resumo
Mais do que usar a informática na sua administração
diária, o que já é um fato normal, algumas bibliotecas
estão exigindo sistemas informatizados ricos em recursos e com interfaces
bastante simplificadas. A exigência de simplicidade da interface, sem
contudo prejudicar a versatilidade, deve-se a real preocupação
em servir os usuários finais, pessoas que usarão aleatoriamente
o sistema e, por conseqüência, não o dominam. Esta condição
não existe, por exemplo, na área administrativa das empresas,
onde cada usuário usa diariamente e exaustivamente o mesmo sistema.
Um ponto a ser considerado é que a realidade atual das pequenas empresas
não permite a formação de uma equipe mista para analisar
e definir completamente um novo sistema e isto implica inevitavelmente em
que o seu desenvolvimento seja feito em etapas, chamado de desenvolvimento
incremental. Esta característica tem grandes chances de simplesmente
resultar em abandono total do projeto, caso alguns cuidados não sejam
observados. O relato do nascimento de um sistema para bibliotecas e de sua
instalação em 4 ambientes distintos pode contribuir para o desenvolvimento
de outras soluções particulares, onde por motivos técnicos
não se pode buscar sistemas prontos no mercado. O presente trabalho
visa narrar a experiência vivida por uma software-house, mencionando
as características das ferramentas utilizadas, evolução
dos trabalhos, receptividade dos bibliotecários e dos administradores
e perspectivas para o futuro.
1. Como nasceu o ACERVO FOR WINDOWS
Uma grande indústria metalúrgica de Joinville, preocupada
com as questões de qualidade total, conscientizou-se da necessidade
de organizar e aprimorar os serviços da sua biblioteca. Uma equipe
formada por um gerente de qualidade, bibliotecários e profissionais
de informática procurou sem sucesso um sistema no mercado e resolveu
contratar seu próprio desenvolvimento. Nossa empresa foi selecionada
graças as seguintes características:
• Possui comprovada experiência em desenvolvimento
de sistemas;
• Possui uma ferramenta moderna, que garante desenvolvimento
incremental absolutamente seguro e em prazos reduzidos;
• Desenvolve no ambiente Windows, condição
importantíssima para assegurar interface simples.
Os grandes objetivos definidos foram:
• Permitir a catalogação e administração
de todo o acervo, para os mais
diversos tipos de documentos;
• Registrar e controlar empréstimos;
• Como destaque, permitir consultas simples e versáteis.
2. Seus diferenciais em relação a outros
sistemas similares
• Permite acentuação em todas
as informações, sem prejuízo da ordenação
alfabética;
• A interface é bastante intuitiva, o que auxilia
muito os usuários inexperientes no sistema ou em informática
de modo geral;
• As consultas podem ser exibidas na impressora ou no
próprio vídeo;
• Grande flexibilidade na definição das
políticas de empréstimo e agilidade para correções
em caso de mudanças.
3. O uso do sistema numa indústria
Um ambiente adequado para a informatização foi encontrado
nesta indústria. Basicamente era constituído por:
• Um microcomputador PC-486, com 8 M RAM, que
atendia as especificações;
• Uma bibliotecária experiente;
• Uma auxiliar de biblioteca, responsável pelas
digitações;
• Uma equipe de informática, para treinar, acompanhar
e manter o microcomputador em ordem.
Percebeu-se uma grande motivação no uso inicial do sistema
e isto refletiu na boa velocidade das inserções de dados no
sistema. O aprendizado foi realmente muito rápido e em poucos dias
a equipe de informática não era mais necessária.
O plano inicial era montar uma rede local de microcomputadores em toda a
empresa, para atender aos seguintes objetivos:
• Registrar todos os materiais existentes, mesmo
em bibliotecas setoriais;
• Permitir pesquisas em pontos remotos.
Infelizmente a rede local ainda não foi instalada e isto afetou consideravelmente
os objetivos acima citados. De qualquer forma obtivemos relatos elogiosos
de alguns usuários, ao citar a facilidade de efetuar consultas aos
dados da biblioteca.
4. O programa da FINEP para difusão de software no ambiente universitário
Por coincidência, estava em andamento pelo Ministério da Educação
e Cultura, através da FINEP - Financiadora de Estudos e Projetos, um
plano denominado Programa de Difusão de Software, que tinha como objetivos:
• Difundir o software nacional entre alunos
e professores de instituições de ensino e pesquisa;
• Fortalecer o produtor nacional de software;
• Demonstrar para a comunidade acadêmica a importância
dada pelo governo à indústria de software;
• Reduzir o uso de cópias ilegais no ambiente universitário.
Este programa tinha como principais características:
• Os fabricantes concedem 50 % de desconto no
preço de lista dos seus produtos;
• A FINEP participa com 95 % do valor do software com
desconto, cabendo à instituição solicitante participar
com a contrapartida de 5%;
• As atualizações, as novas versões
e o treinamento ocorrem por conta das instituições solicitantes.
Nossa empresa acreditou no programa e efetuou um grande esforço de
divulgação. A receptividade foi grande, praticamente em nível
Nacional. Cerca de 50 instituições nos procuraram para obter
maiores informações e algumas delas nos confirmaram que seu
pedido foi enviado a FINEP. Não temos notícias de quantos pedidos
foram enviados, pois a FINEP ainda não os tabulou.
Novamente as coisas não correram conforme o programado: A FINEP tinha
um prazo de até 27 de maio de 1996 para avaliar as solicitações
e liberar os recursos. Porém até 30 de setembro de 1996 esta
tarefa ainda não havia se concretizado.
Isto nos trouxe um certo desânimo, pois um grande investimento foi
efetuado e o retorno esperado não ocorreu. Além disso, as instituições
podem associar esta falta de comprometimento com a própria empresa
nacional de software, que nada tem haver com o caso.
5. A segunda versão - uma escola particular de
2o grau
Notamos que as políticas de empréstimo de uma indústria
são bem diferentes de um ambiente acadêmico. Por este motivo
o Acervo for Windows passou a ter dois tipos de controle dos empréstimos:
Um simplificado para ambiente industrial e outro detalhado para ambiente acadêmico.
O software foi então revisto e uma combinação de tabelas
e relacionamentos permitiu que a instituição tivesse grande
flexibilidade na montagem das políticas de empréstimo.
O ambiente encontrado para a informatização não era
tão adequado quanto o da indústria anteriormente citada. Basicamente
era constituído por:
• Um microcomputador PC-386, com 4 M RAM, o
mínimo permitido;
• Uma bibliotecária completamente inexperiente
em informática;
• Uma auxiliar de biblioteca, responsável pelas
digitações, também inexperiente em informática;
• Uma equipe de informática, para treinar, acompanhar
e manter o microcomputador em ordem.
Como o equipamento era demasiadamente lento, a velocidade das inserções
de dados no sistema também foi lenta. A promessa inicial da diretoria
de liberar um equipamento novo e com configuração superior não
se concretizou no prazo combinado.
Como fato positivo pudemos perceber que mesmo bibliotecários totalmente
inexperientes em informática em questão de dias já estavam
usando o Acervo for Windows, e em algumas semanas já haviam se tornado
independentes. Bastou um pouco de apoio inicial por parte dos profissionais
de informática.
6. Sua implantação noutra escola particular
de 2° grau
Foi uma implantação totalmente tranqüila, pois encontramos
uma equipe de bibliotecários competente tanto em biblioteconomia como
em informática. O equipamento também estava de acordo e no mesmo
dia da instalação já se iniciou a digitação
dos dados.
Neste momento foram aprimoradas as rotinas de emissão de etiquetas,
já com uso de código de barras.
7. Sua implantação num colégio
estadual de 2o grau
A implantação não foi tão tranqüila como
a anterior e exigiu uma dedicação adicional de nossa empresa.
Alguns problemas encontrados foram:
• O equipamento não era de boa qualidade;
• Não existia uma bibliotecária;
• A responsável pela biblioteca era inexperiente
em informática;
• Não existia uma equipe de informática
para dar o apoio necessário.
Porém, como quem quer consegue, esta instituição superou
os problemas e está usando normalmente o sistema.
8. Sua implantação numa biblioteca pública
Está em fase inicial, mas percebe-se as características abaixo:
• As verbas são bem difíceis de
serem liberadas;
• O volume do acervo é muito maior que os casos
anteriores;
• A grande preocupação é com o controle
dos empréstimos.
9. A terceira versão
Durante o acompanhamento do uso do sistema pelos mais diversos usuários,
conseguiu-se perceber os pontos que geraram maiores dúvidas ou poderiam
ser aprimorados. Então uma nova versão foi liberada, com as
seguintes melhorias:
• Melhor controle nos empréstimos;
• Mais opções para comprovante de empréstimos;
• Opções para melhor aproveitamento das
etiquetas;
• Mais facilidades para relacionar remissivas com palavras-chave;
• Menu principal mais intuitivo e mais rápido;
• Nova tela de consulta exclusiva para usuários
finais: não é tão versátil como as originais,
porém é altamente intuitiva e simples de usar;
• Aprimoramento dos rótulos e das mensagens orientativas,
para melhor entendimento dos usuários.
10. O mercado ávido por uma boa solução
Cada vez que se investe em divulgação, o retorno é
muito grande. É claro que a concretização dos negócios
não depende somente da biblioteca mas sim da instituição
e isto demanda um tempo maior. De qualquer forma têm-se a certeza de
que as bibliotecas estão convencidas da necessidade de informatização
e isto nos motiva a continuar investindo no nosso produto.
11. Novas funções solicitadas
Nos diversos pedidos de informações que recebemos, percebemos
que as funções já disponíveis atendem as necessidades
dos solicitantes.
Porém 3 outras funções foram várias vezes mencionadas,
e podem ser, em breve, incorporadas ao sistema. São elas:
• Controle de aquisições;
• Controle de publicações periódicas;
• Intercâmbio de informações com o
formato CALCO ou MARC.
12. Conclusão
Pudemos percebei um amadurecimento dos bibliotecários em relação
à informática e isto reflete em melhores sistemas
e melhores serviços.
Por outro lado as bibliotecas normalmente têm dificuldade em receber
das instituições as verbas necessárias, mesmo sendo modestas.
Notamos a dificuldade em adquirir um simples microcomputador onde o sistema
pudesse rodar adequadamente. Isto nos faz refletir se a biblioteca está
recebendo por parte da instituição o tratamento que merece.
De qualquer forma, a informatização é um caminho obrigatório
para todas as bibliotecas de qualidade. Temos certeza que este trabalho mostrará
aos responsáveis que os fabricantes de software devem também
estar qualificados, pois do contrário um grande esforço será
jogado fora.
Nota editorial:
1. Aylton Bogo é sócio-diretor da Horizonte
Tecnologia de Informática, empresa de desenvolvimento de sistemas e
consultoria em informática, localizada em Joinville - SC, à
rua Princesa Isabel, 238 - sala 816.
fone: (047) 433-9239, fax: (047) 422-6056.
2. A Horizonte Tecnologia de Informática agradece
o esforço, dedicação, confiança e competência
de Simoni Casimiro de Oliveira, que demonstrou muita habilidade ao nos repassar
os conceitos de biblioteconomia e teve participação intensa
em todo o trabalho.
________
Aylton Bogo
Licenciado em matemática. Pós graduado a nível de especialização
em Administração da produção. Professor de informática.
Mais de 15 anos de experiência em desenvolvimento e implantação
de sistemas e outras soluções informatizadas.
Rev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis,
v. 2, n.2, p. 45-50, 1997.