eLISA: INFORMATIZAÇÃO DO SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS
DA UNIVALI – SIBIUN
Eliane Campregher
Analista de Sistemas, Mestranda em Mídia e Conhecimento
Universidade Federal de Santa Catarina-UFSC
Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção
e Sistemas – EPS
elianeca@univali.br
Grazielle de Oliveira
Bibliotecária, Mestranda em Mídia e Conhecimento
Universidade Federal de Santa Catarina –UFSC
Programa de Pós-Graduação em Engenharia de Produção
e Sistemas – EPS
grazi@sj.univali.br
Marcello Thiry
Dr. Eng., Professor da UNIVALI – Campus São José
responsável pelo Núcleo de Computação de São
José.
thiry@sj.univali.br
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Resumo
Este trabalho apresenta a importância que a informática vem
exercendo sobre as bibliotecas do SIBIUN (Sistema Integrado de Bibliotecas
da UNIVALI), através da experiência com uma nova ferramenta
tecnológica. O software eLISA gerencia todo o material bibliográfico
do sistema, bem como, os dados referentes aos seus usuários. Ele auxilia
o usuário na busca e na recuperação da informação
desejada. O software foi desenvolvido para permitir uma evolução
contínua, visando um melhor atendimento à comunidade acadêmica
em geral e a seus usuários diretos e indiretos.
Palavras-chave: Informatização; Bibliotecas; Banco de dados;
Software eLISA; SIBIUN.
Abstract
This work presents the importance of the computing on the libraries of SIBIUN
(Libraries Integrated System of UNIVALI), showing the experience with a new
technological tool. The software eLISA manages all the system bibliographic
material as well the data about its users. It helps the user to find and
to recover the desired information. The software was developed to allow progressive
evolution offering an improved service to the general academic community
and to their direct and indirect users.
Keywords:
Computing; Libraries; Databases; Software eLISA; SIBIUN.
1 INTRODUÇÃO
Segundo Cunha, (2000, p. 71) “As tecnologias da informação
afetarão tanto as atividades acadêmicas quanto a natureza do
empreendimento em educação superior, que, além de assimilar
essas tecnologias, necessitará atender aos requisitos da globalização
dos mercados, e conseqüentemente, tais mudanças refletirão
na biblioteca universitária”. Os centros de informação
devem estar preocupados em atender esses requisitos, e o fazem, antecipando–se
na busca do conhecimento, na adoção das novas tecnologias para
propiciar uma estrutura qualitativa na prestação de serviços.
Neste contexto, a Universidade do Vale do Itajaí (UNIVALI), através
da sua estrutura de bibliotecas e do Núcleo de Computação
(Campus São José) desenvolveram um trabalho conjunto para melhorar
os produtos e serviços oferecidos pelas bibliotecas do seu sistema.
O resultado desta parceria foi o Sistema eLISA.
O Sistema eLISA permite a integração de todas as bibliotecas
da UNIVALI dispersas geograficamente, interligadas através de uma
infra-estrutura de rede. Torna-se importante ressaltar que o sistema coexiste
com as demais aplicações através da rede, não
sendo necessário nenhum tipo de conexão especial.
2 DESENVOLVIMENTO DO SOFTWARE Elisa
2.1 Avaliação dos softwares existentes
no mercado
Este processo iniciou com a criação de uma comissão
composta por bibliotecários e analistas. Foi solicitado às
empresas que possuíam sistemas para que fizessem uma demonstração
dos mesmos. Os softwares avaliados foram: VTLS 500 – Virgínia Tech
Library System (FGV); Aleph (Ex-Libris); Pergamum (Pontifícia Universidade
Católica do Paraná); Sábio (WALLIS Software).
Para a avaliação, foi estabelecido um conjunto de requisitos
baseados nas necessidades técnicas do sistema e em entrevistas com
as bibliotecárias. Estas entrevistas permitiram apurar as preocupações
dos usuários com relação à facilidade de uso
e com a qualidade das informações gerenciadas. Os requisitos
definidos foram:
· Acesso simultâneo,
· Armazenamento, recuperação, e classificação
correta;
· Arquitetura de rede cliente/servidor;
· Capacidade de atualização;
· Capacidade de armazenar registros;
· Garantia de manutenção;
· Interface gráfica;
· Padrão;
· Segurança;
· Tratamento de textos e imagens;
· Formatos utilizados; entre outros.
Apresentadas as etapas necessárias ao processo de escolha de software;
identificados os requisitos necessários à avaliação,
imprescindíveis e desejáveis que devem ser contemplados pelos
produtos disponíveis no mercado, optou-se pelo desenvolvimento do
software na própria universidade. Desta forma, o projeto para a construção
do Sistema lisa foi iniciado.
3 DESENVOLVIMENTO DO SOFTWARE: ESPECIFICAÇÃO E FORMATO
UTILIZADOS
O projeto eLISA foi desenvolvido pelo Núcleo de Computação
(NCOMP) do Campus de São José em parceria com a Biblioteca
Central Comunitária da UNIVALI. Inicialmente, o objetivo era integrar
as bibliotecas de campi e setoriais da instituição, através
da Internet. É interessante ressaltar que a UNIVALI já possuía
todos os seus campi interligados através de uma infra-estrutura de
rede, o que veio a facilitar a implantação do novo sistema.
O eLISA foi implementado em uma arquitetura Cliente/Servidor com módulos
de “empréstimo e devolução”, “controle de reservas”,
“processamento técnico”, “seleção e aquisição”,
“periódicos”, “consulta”, “relatórios e estatísticas”,
além de “cadastros auxiliares”.
No desenvolvimento do software foi usado o formato MARC (Machine Readable
Records) padrão utilizado por bibliotecas de todo o mundo, possibilitando
a troca de informações com outras bibliotecas. Segundo Côrte
et all. (1999), “o formato MARC é ferramenta de domínio exclusivo
do bibliotecário que utiliza nas atividades de descrição
bibliográfica. Os softwares modernos estão facilitando esta
tarefa, deixando a cargo do sistema a transformação dos dados
de catalogação para o formato MARC.”
Adicionalmente, o eLISA já está integrado com os novos serviços
de cooperação (Bibliodata) da Fundação Getúlio
Vargas. O eLISA permite o gerenciamento do acervo (livros, materiais especiais,
periódicos) através de um número virtualmente infinito
de bibliotecas.
O serviço de “consulta” através da Internet foi implementado
de forma que o usuário possa fazer consultas de qualquer computador
ligado à Internet, inclusive de sua casa. Outro serviço a ser
oferecido via Internet é a “reserva de obras”. A versão atual
do eLISA foi desenvolvida para ser executada em ambiente Windows com o banco
de dados MS SQL Server 7.0. O sistema oferece também a possibilidade
de trabalhar com um cartão de identificação (Smart Card).
As principais contribuições do sistema eLISA estão na
integração das bibliotecas de campi e setoriais, na democratização
da informação e no aumento da qualidade dos serviços
oferecidos pelas bibliotecas da UNIVALI. Além disso, o sistema implantado
permitirá um acompanhamento efetivo de todas as bibliotecas de campi
e setoriais pela administração através de um conjunto
de estatísticas a serem disponibilizadas também pela Internet.
4 MÓDULOS DO SISTEMA eLISA
Segundo Todd (1999, p.11) “os sistemas de gestão de bibliotecas são
tipicamente pacotes integrados que incluem módulos para a catalogação,
OPAC, aquisição, circulação, controle de publicações
seriadas, empréstimo entre bibliotecas, entre outras”. E não
poderia ser diferente quando da necessidade das bibliotecas selecionar e
adquirir qualquer material bibliográfico com rapidez, processar com
maior agilidade e atender precisamente o usuário. O eLISA possui os
seguintes módulos:
1) Empréstimo e Devolução: este módulo
permite a identificação dos exemplares através de códigos
de barras ou diretamente pelo número de tombo. Antes de um empréstimo
ou de uma renovação, o sistema verifica a situação
do usuário de acordo com sua categoria (professor, aluno, funcionário
etc.). Esta verificação depende da política das bibliotecas
do SIBIUN, mas pode compreender o valor máximo de multa permitido,
o limite de obras, validade do cadastro e o número de renovações.
2) Reserva: a reserva pode ser feita de dois modos distintos: através
da Internet ou através do módulo de consulta do sistema. Em
ambos os casos, métodos de segurança são adotados para
garantir a autenticação do usuário.
3) Seleção e Aquisição: este módulo automatiza
o processo de controle dos pedidos para a aquisição de novas
obras. Ele permite a entrada de dados através de um arquivo no formato
Excel. O eLISA gera relatórios para a cotação das obras
em livrarias e/ou editoras. Depois do retorno das livrarias/editoras, o sistema
verifica automaticamente os melhores preços para as aquisições.
4) Processamento Técnico: este módulo permite o cadastramento
de todo o acervo no eLISA. O tombamento pode ser feito de forma manual ou
automática. A importação de dados também pode
ser feita através do CD-ROM da Rede Bibliodata (FGV). Permite a geração
de etiquetas de lombada, autoria e código de barra. Para incluir ou
editar uma obra existente, este módulo permite realizar consultas
por autor, assunto, classificação, CPD (Código de Processamento
de Dados – número de controle utilizado pela FGV na Rede Bibliodata),
tombo e título.
5) Periódicos: cadastro de periódicos e seus exemplares e indexação
de artigos com a inclusão do título, subtítulo, editor,
da página inicial e final, assunto, autor e um resumo do mesmo. Realiza,
também, o controle de assinaturas, possibilitando o uso das informações
de um periódico por todas as bibliotecas dos campi e setoriais.
6) Cadastros: os principais cadastros auxiliares necessários para
o funcionamento do eLISA são: instituição, campus, centro,
biblioteca (de campi), curso, tipos de multa e prazos de empréstimo.
Os cadastros de parametrização garantem a flexibilidade do
sistema, oferecendo uma forma de ajustar o ambiente para cada biblioteca.
Estes cadastros são: configuração da biblioteca atual,
configuração de feriados e horário de atendimento de
cada biblioteca. Existe ainda o cadastro de usuários com configurações
específicas de tipo, limite de obras e limite de renovação.
O cadastro de operadores permite gerenciar as permissões de uso para
cada operador em cada módulo do sistema, assegurando os requisitos
de segurança.
7) Consulta: a consulta ao acervo pode ser feita de dois modos distintos:
através de qualquer máquina conectada a Internet ou através
do módulo de consulta do sistema que pode ser instalado em qualquer
setorial. Em ambos os casos, pode-se pesquisar pelo tombo de um exemplar,
pelo título da obra ou através da pesquisa avançada
que permite a combinação de diversos campos (título,
autor, editora, assunto). A forma avançada utiliza uma lógica
booleana para a recuperação das informações.
8) Relatórios e Estatísticas: o eLISA foi desenvolvido para
permitir um gerenciamento efetivo de todas as atividades relacionadas com
a Biblioteca. Neste sentido, um dos requisitos é oferecer uma variedade
de relatórios e estatísticas para auxiliar no processo de decisão.
Além dos relatórios tradicionais como informações
sobre os usuários, o sistema permite os seguintes relatórios:
· Obras: em atraso e em restauração;
· Empréstimos: em atraso, histórico
por usuário e por período. Estatísticas sobre as obras
mais emprestadas;
· Exemplares: totalizações e listagens
com as informações organizadas por diversas opções
(assunto, autor, classificação). É permitido identificar
uma biblioteca de campi ou setorial em particular;
· Reservas: obras na sala de reserva. Histórico
de reservas por usuário ou por obra. Estatísticas sobre quais
obras são mais reservadas;
· Multas Pendentes: visualização por
período e por usuário;
· Aquisições de Obras: por período
e por solicitante. Listagens para as editoras. Controles para os solicitantes.
Mapeamento dos pedidos;
· Relatório de envio de exemplares para as
bibliotecas dos campi e setoriais;
· Documentos: cartas para aviso de multa pendente
ao usuário. Cartas de aviso sobre obras em atraso.
Estes relatórios já estão implementados. Entretanto,
como o eLISA está em constante aperfeiçoamento, outros relatórios
e estatísticas deverão ser adicionados.
5 eLISA
5.1 Software e Hardware
O eLISA foi desenvolvido em ambiente Windows, através da linguagem
Delphi, possuindo uma interface gráfica amigável e de fácil
aprendizado. Seus requisitos mínimos de software e hardware são:
· Servidor com NT 4.0 instalado (é
interessante que a configuração do servidor tenha um mínimo
de 128Mb RAM, discos SCSI e uma unidade de fita DAT para gerenciamento de
backups).
· Banco de Dados Cliente/Servidor MS-SQL Server
7.0 (a versão atual do eLISA foi desenvolvida para o SQL Server, versão
7.0. Entretanto, é possível adaptar o sistema para outros bancos
de dados com arquitetura cliente/servidor e que adotem o padrão SQL.
O tempo de adaptação bem como eventuais custos adicionais dependerão
de uma avaliação técnica).
· Número de licenças do Banco de Dados
equivalente ao número de estações clientes.
· Estações clientes com Windows 95/98
(Mínimo de 32Mb RAM) (O sistema pode rodar em máquinas com
configuração inferior, mas o desempenho não é
muito satisfatório).
· Os computadores deverão estar conectados
a uma rede TCP/IP.
· Certificação de site seguro (não
chega a ser um requisito. Entretanto, se o site não permitir a proteção
dos dados transferidos, a segurança do sistema poderá ser quebrada).
Segundo Dias (1998, p.320) “as inovações tecnológicas,
principalmente no Brasil ainda enfrentam obstáculos ligados às
questões políticas, inércia burocrática nos serviços
de telecomunicações, o custo desses serviços, e principalmente
a inexistência de regras claras que, sem ambiguidade, possibilitam
a interpretação e o manuseio dos dados recebidos e enviados
eletronicamente.”
5.2. Conversão
Um dos principais problemas enfrentados para a implantação
do sistema eLISA foi a conversão dos dados existentes para o novo
formato. A Biblioteca já possuía um banco de dados de porte
razoável e foi necessária a adaptação de todos
os dados cadastrados. Esta conversão foi realizada minuciosamente,
para que nenhum dado se perdesse. Antes de iniciar o processo, foram feitos
os backups de segurança. Em seguida, foram realizados inúmeros
testes de acesso aos dados para validar a conversão feita.
O processo de conversão foi constituído de duas etapas essenciais.
A primeira foi a formatação do arquivo para conversão
seguida da criação do arquivo e; a segunda, foi a normalização
dos dados e a conversão propriamente dita.
Na primeira etapa foi utilizado o Calco para, a partir dos dados no formato
US-MARK, criar arquivos texto com uma formatação mais apropriada
para a conversão. Para isso foi criado um arquivo de formato chamado
“tota.pft”. Após a criação do arquivo de formato, foram
criados os arquivos, com extensão “lst”, que foram utilizados para
conversão. Nestes arquivos foi realizada uma limpeza retirando os
caracteres inválidos e acentos.
Para a segunda etapa foi criado um programa que fez a varredura dos arquivos
texto, “lst”, gerados na etapa anterior e, a partir destes dados, a normalização
foi feita. Os dados foram inseridos na base SQL Server 7.0 e as duplicações
foram eliminadas.
Para a conversão dos dados foram utilizadas a máquina servidora
do sistema antigo (origem dos arquivos texto) e uma máquina cliente
SQL com Windows 95, além do novo servidor de banco de dados instalado
com Windows NT e o SQL Server. Os resultados foram excelentes, pois não
houve praticamente nenhuma perda de informação. Entretanto,
este processo foi importante para visualizar as inconsistências existentes
na base antiga e ressaltar as qualidades de gerenciamento do novo sistema.
5.3. Instalação e Treinamento
São duas etapas imprescindíveis que garantem a agilidade e
segurança na implementação das rotinas, bem como, na
transmissão do conhecimento indispensável ao perfeito uso do
produto. A receptividade dos técnicos que irão desempenhar
funções é de extrema importância.
“A biblioteca pode ser vista como um sistema de comunicação/informação
que tem como uma das suas finalidades orientar o usuário na utilização
dos diversos tipos de documentos como um recurso na busca de informações.”
(Dias, 1998, p.319).
Como toda implantação de um novo sistema, houve uma certa
preocupação por parte dos funcionários e dos usuários
com relação à facilidade de uso. Entretanto, após
pouco tempo da implantação definitiva, os usuários (internos
e externos) passaram a dar uma resposta muito boa sobre o novo ambiente.
5.4. Suporte Técnico e Documentação
Para garantir um suporte técnico eficiente, foi imprescindível
o comprometimento e integração entre a equipe que desenvolveu
o sistema e os bibliotecários que atuaram como especialistas de domínio.
O eLISA foi construído para permitir detectar os problemas que aconteceram,
através de uma estrutura de manutenção de logs (arquivos
que informam detalhadamente tudo o que foi feito no sistema). Através
destes logs, a equipe técnica pode averiguar com precisão o
que aconteceu e identificar as soluções.
Além da documentação técnica que abrange todos
os procedimentos realizados pelo sistema e suas características internas,
o eLISA possui um recurso de ajuda em tempo real em um formato de perguntas
e respostas. Esta facilidade, permite que os usuários possam
verificar rapidamente como realizar uma determinada atividade. Novos usuários
podem utilizar também o serviço de ajuda para adquirir um conhecimento
mais profundo do referido software.
5.5. Controle de Versões
Desde a sua implantação, em janeiro de 2000, o software eLISA
vem sendo continuamente modificado. O objetivo é garantir sua evolução
progressiva, incorporando novos serviços e melhorando pontos observados
durante o seu uso constante. Um exemplo interessante destas alterações
pode ser verificado no módulo de seleção e aquisição,
o qual foi aperfeiçoado para permitir uma maior automação
no processo de solicitação de materiais e no acompanhamento
da situação destas solicitações.
Entretanto, as constantes versões do sistema e a grande quantidade
de usuários dispersos geograficamente exigem um controle apurado dos
sistemas instalados. Para evitar problemas decorridos do uso de diferentes
versões, o eLISA possui um mecanismo que verifica se a versão
atual é compatível com a versão esperada pelo sistema.
Se o sistema não estiver atualizado, o programa será abortado.
Pretende-se ainda, utilizar este mecanismo para realizar a atualização
automática.
6 CONCLUSÃO
O trabalho apresentado aconteceu, principalmente, pelo fato de que existia
uma necessidade real em ter um sistema que propiciasse mais alternativas
de trabalho e também que se prestasse um atendimento mais personalizado
aos usuários da Biblioteca Central Comunitária e das bibliotecas
dos campi e setoriais da UNIVALI.
Outra necessidade era de se trabalhar em rede com as demais bibliotecas do
Sistema Integrado de Bibliotecas da UNIVALI, e de se utilizar uma tecnologia
recente e que se encontrava à disposição da Biblioteca
Central Comunitária e das bibliotecas de campi e setoriais, com a
preocupação de disponibilizar aos usuários uma interface
amigável e interativa.
É importante ressaltar que oficialmente não foi ministrado
treinamento aos usuários. As informações sobre o eLISA
foram repassadas informalmente para os estagiários e funcionários
das bibliotecas. Entretanto, encontra-se em fase de estudo a elaboração
de um material destinado à apresentação do software
aos usuários, através de apresentações nas próprias
Bibliotecas.
Pode-se dizer ainda que o usuário do sistema eLISA ajudou muito quando
da sua implantação, pois ocorreram problemas normais de instalação
e a compreensão quase que foi unânime.
O próximo objetivo é aperfeiçoar cada vez mais este
sistema para satisfação total do usuário, que sem dúvida
é o maior cliente do Sistema Integrado de Bibliotecas da UNIVALI.
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