Trata do estagio curricular realizado no setor de Coleções
Especiais da
Biblioteca Central da Universidade Federal de Santa Catarina - Brasil, realizado
no
segundo semestre de 2002, pelos acadêmicos da nona fase do Curso de
Biblioteconomia da Universidade Federal de Santa Catarina. Discute a importância
de realizar estágios curriculares. Contribui como material de experiência
para
acadêmicos do Curso de Biblioteconomia.
Bibliotecas Universitárias; Setor de Coleções Especiais
– Biblioteca Central/UFSC; Controle bibliográfico – Santa Catarina
A chamada era da informação, em evidência no mercado
globalizado,
propiciou novas maneiras de se pensar na profissão de bibliotecário,
pois as formas
de armazenamento, recuperação e disseminação
da informação mudaram. Esses
profissionais estão convivendo com as várias formas de coletar,
processar e
disseminar a informação.
Segundo Almeida (1997), são inúmeras as informações
que podem e devem
ser prestadas para a comunidade. Estas informações mudam o
caráter da biblioteca
e não é necessário que o usuário saiba ler; qualquer
pessoa poderia ter acesso às
informações. Essas informações seriam desde uma
simples indicação a respeito de
como e onde fazer uma carteira de identidade, até saber das últimas
pesquisas
realizadas pela National Aeronautics and Space Administration - NASA.
Observa-se a importância do estágio obrigatório, desenvolvido
no último
semestre (nona fase) do Curso de Biblioteconomia da Universidade Federal
de
Santa Catarina para que os acadêmicos sintam-se preparados para enfrentar
o
mercado de trabalho e vivenciem o contexto social.
O estágio é uma atividade curricular obrigatória;
a escolha do local realizada
pelos acadêmicos está de acordo com seus interesses pessoais
e que melhor
atendessem suas habilidades e competências profissionais. No estágio
realizado na
Biblioteca Central da Universidade Federal de Santa Catarina, no setor de
Serviços
de Coleções Especiais, obteve-se um conhecimento geral do Setor
e seu
funcionamento, propiciando uma visão ampla das mais variadas atividades
de uma
setor de uma Biblioteca Universitária e Comunitária .
O presente artigo tem como objetivo apresentar como foi realizado a reestruturação
do acervo que compõe o setor de Coleções Especiais com
vistas à
nova política adotada.
A Biblioteca Universitária está diretamente ligada ao ensino
superior e é
uma instituição fundamental para auxiliar no processo de aprendizagem.
Sua
influência está ligada ao auxílio ao ensino, à
pesquisa, ao atendimento a estudantes
universitários e à comunidade em geral. Seu papel é
suprir as necessidades de
informações técnicas, científicas e literárias
ao ensino, à pesquisa e à extensão.
Ferreira (1995) destaca que, assumiu-se durante décadas que as
atividades
técnicas dos sistemas eram o seu ponto nevrálgico; considerava-se
que os usuários
utilizavam o sistema exatamente da maneira como tinham sido projetados. Não
se
imaginavam os propósitos nos quais os usuários procuravam a
biblioteca e o que
interessava eram a organização e o controle das coleções
da biblioteca, sendo estes
seu objetivo principal.
Os sistemas de organização, planejamento, aquisição
e informatização das
Bibliotecas Universitárias estão melhorando. Um exemplo disto
é o Sistema de
Bibliotecas Integradas da Universidade de São Paulo (USP) que serve
de
experiência positiva e de modelo. Outro exemplo é a Biblioteca
da Universidade
Federal de Santa Catarina (UFSC), que coordena o sistema de Bibliotecas,
sendo
composto pela Biblioteca Central e 08 Bibliotecas Setoriais.
De acordo com Lemos (2002), a utilização dos recursos oferecidos
pela
Tecnologia da Informação (TI), aliados aos processos de gestão
cooperativa e
compartilhada, podem viabilizar e expandir os serviços bibliotecários
prestados aos
usuários da comunidade acadêmica.
Figueiredo (1992) lembra as cinco leis de Shiyali Ramamritam Ranganathan
e faz uma revisão sobre o assunto. Ranganathan foi um pesquisador
indiano e em
1925 visitou centenas de bibliotecas inglesas em diferentes estágios
de
desenvolvimento. Observou que o trabalho nessas bibliotecas era realizado
com
diversas práticas e sem uma relação integral entre elas.
Após analisar essas práticas
e procurar um relacionamento entre elas, o pesquisador, em 1931, formulou
cinco
leis, chamadas de As Cinco Leis de Ranganathan, sendo elas: a cada leitor
seu
livro, a cada livro o seu leitor, livros são para uso, economize o
tempo do leitor,
uma biblioteca é um organismo em crescimento.
Como destaca Lemos (2002), as Bibliotecas Universitárias têm-se
ressentido
há muito tempo do estabelecimento de mínimos padrões,
ou seja, a má definição de
objetivos, despreparo de pessoal, limitação qualitativa e quantitativa
dos recursos
humanos e instalações deficientes são alguns dos problemas
que as bibliotecas
enfrentam. A sociedade vem passando por grandes transformações;
a globalização
do comércio, as novas tecnologias de comunicação e informação
trouxeram
maiores possibilidades de acesso às informações. Com
efeito, o profissional
bibliotecário teve que assimilar as diferentes tecnologias para continuar
inserido no
contexto.
Tarapanoff (2001) salienta que o perfil do profissional da informação
no
Brasil aparece como o do bibliotecário com seus papéis tradicionais,
mas com um
crescente envolvimento com novas tecnologias e novos procedimentos
administrativos.
Portanto, conforme Silva e Rados (2002, p. 199),
[...] a evolução tecnológica e as mudanças ocorridas nos
últimos tempos, as bibliotecas sentiram a necessidade de
quebra de paradigmas, o "usuário" deixou de ser somente
aquele usuário que “empresta o livro, lê e devolve”, ele
passou a figurar como "cliente”, avaliador, cooperador das
idéias e sugestões, para que assim as bibliotecas possam
elaborar produtos e serviços com mais qualidade para poder
disponibilizar informações precisas aos seus usuários [...].
Deste modo, o enriquecimento das Bibliotecas Universitárias dependerá
primordialmente de cada bibliotecário e o desenvolvimento do planejamento
e da
realização de ações.
A Biblioteca Central da UFSC está subdividida em serviços,
e é dentro da
Divisão de Assistência aos Usuários que estão
localizados o Serviço de Coleção
Especial de Santa Catarina – CESC (onde ficam as publicações
relacionadas à
Santa Catarina e a autores catarinenses), e o Serviço de Coleção
Especial
Publicações da Universidade Federal de Santa Catarina – CEPU
(que cuida das
publicações editadas pela editora da UFSC, e funciona como
a memória coletiva da
UFSC).
A seção de Coleções Especiais teve início
em 1977, no atual prédio da
Biblioteca Central e estava localizada no andar térreo. O acervo básico
inicial foi
constituído com os livros de bibliotecas particulares doados à
UFSC, pelas
famílias: do Almirante Lucas Alexandre Boiteux, do Almirante Carlos
Augusto
Carneiro e do Desembargador Edmundo da Luz Pinto.
Atualmente a seção localiza-se no andar superior da Biblioteca
Central, e
fornece material principalmente para o desenvolvimento da pesquisa histórica,
seja: história econômica, social, administrativa ou literária
de Santa Catarina.
Com o objetivo de reunir materiais bibliográficos contemporâneos,
relacionados à cultura catarinense, foi criada em 1977 a Seção
de Santa Catarina. A
partir de 1985 esta seção passou a chamar-se Seção
de Coleção Especial de Santa
Catarina.
A organização do setor foi prevista a fim de se obter os
seguintes objetivos
em curto prazo: seleção do material, interação
do bibliotecário com a coleção,
divisão das obras em grandes assuntos, colocação dos
materiais nas estantes
seguindo o raciocínio lógico
O CEPU tem por objetivo, preservar a memória bibliográfica
da UFSC,
através da reunião de materiais bibliográficos publicados
pela Editora, Imprensa
Universitária e Produção intelectual da UFSC (produção
técnica e/ou
administrativa, produção científica e produção
artística). O CESC, objetiva
preservar a memória bibliográfica catarinense, reunindo em
seu acervo material
bibliográfico de autores catarinenses e/ou assuntos relacionados a
Santa Catarina.
Estes foram os locais onde se desenvolveu o presente estágio.
No segundo semestre de 2002, iniciou-se as atividades de estágio
obrigatório para realizar as funções propostas no plano
de ensino. Durante as 210
horas de estágio supervisionado, foram realizadas as atividades nos
serviços que
compõem a Divisão de Assistência ao Usuário no
setor de Coleções Especiais na
BC/UFSC. A importância de desenvolver atividades de melhoria no setor
de
coleções especiais possibilita incrementar o acervo do Serviço
de Coleções
Especiais da Biblioteca Universitária da UFSC, em acervo de memória
de Santa
Catarina.
O serviço de coleções especiais possui 07 (sete)
coleções:
a) CETD: coleção especial de teses e dissertações;
b) CEOR: coleção especial de obras raras;
c) CEM: coleção especial de microformas;
d) CEMC: coleção especial de materiais cartográficos;
e) CEAV: coleção especial de audiovisual;
f) CEPU: coleção especial de publicações da UFSC; e,
g) CESC: coleção especial de Santa Catarina.
Na CESC concentrou-se o estágio e na CEPU trabalhou-se a reestruturação
do CESC, pois todo o material que chega a Biblioteca Central da UFSC, que
pertencia a assuntos relacionados a Santa Catarina ou de autores catarinenses
eram
enviados diretamente para o CESC, inclusive os publicados pela Universidade.
Com a reestruturação, os materiais pertencentes a publicações
da UFSC ficaram
restritamente no setor CEPU e o restante pertencente à Santa Catarina
se
encaminhará para o CESC.
Foi determinado que na CESC irá constar apenas 1 exemplar de cada
obra,
sendo escolhido o que estivesse em melhor estado de conservação.
O restante seria
distribuído conforme os novos critérios adotados, por exemplo:
os materiais da
classe 37 (da Classificação Decimal Universal) serão
encaminhados à Biblioteca
Setorial do Centro de Educação e assim sucessivamente.
O acervo da Coleção Especial de Santa Catarina, fica restrito
à consulta
local, isto é, não será emprestado nem nos finais de
semana. Pois, este setor é para
resguardar a memória de Santa Catarina e o usuário poderá
encontrar esse material
nas bibliotecas setoriais ou no acervo geral da Biblioteca Central.
As atividades desenvolvidas foram identificação do tipo
de material,
pesquisa e atualização da base Pergamun, leitura de estante,
elaboração do manual
de procedimentos, atendimento ao usuário e empréstimo que serão
descritas passo
a passo nos itens abaixo:
Esta atividade tinha como função a separação
do material. Retirava-se uma
quantidade determinada de livros das estantes do Setor de Coleção
Especial de
Santa Catarina que eram encaminhados para uma sala preparada para receber
os
materiais.
O processo de identificação era para determinar quantos
títulos da mesma
obra constava no setor; após era destinado para o tratamento, triagem
e pesquisa na
base Pergamun.
Neste item, verificava-se na base Pergamun
( http://www.pergamum.pucpr.br/pergamum/php/index.php)
se o cadastramento do
exemplar estava correto. Para tanto, acessava-se a base de dados com a senha
do
supervisor, digitava-se o número de exemplar e conferiam-se as informações.
Quando havia apenas um único exemplar da obra, este seria recolocado
na
estante do CESC, observando-se que na base, o mesmo, deveria estar cadastrado
com o tipo: ”4” não emprestado; e a localização: “14”
CESC. Após a conferência
dos dados cadastrais o restante dos exemplares foram enviados para o acervo
geral,
sendo que, estes passaram por uma modificação no seu cadastro,
na base
Pergamun no item tipo alterou-se para: “1” normal; e o item localização
para: “1”
BC.
O processo seguinte, foi de retirada das etiquetas de lombada: apagava-se
a
inscrição “CESC” da folha de rosto e escrevia “BC”; após
as obras eram enviadas
para o setor de processamento técnico para a confecção
de nova etiqueta. Este setor
se encarregava de enviar o material para o acervo geral da BC.
Também foram encontrados alguns problemas de erro nos registros
na base.
Faz-se necessário salientar a importância que tem o cadastramento
correto na base
de dados e o encaminhamento dos exemplares para o seu devido lugar, pois
disto
depende a recuperação do material.
Ao desenvolver e aplicar o formulário, este instrumento facilitava
a busca e
recuperação das obras. O formulário contém informações
a respeito da obra e qual
o problema encontrado. Como mostra a figura 1 abaixo.
|
TÍTULO DA OBRA: |
||
|
Situação |
Sim |
Não |
|
Possui etiqueta |
|
|
|
Está cadastrado |
|
|
|
Recuperar por autor |
|
|
|
Recuperar por título |
|
|
|
Possui código de barras |
|
|
|
N° código de barras com duplicidade |
|
|
|
Há exemplar no CEPU |
|
|
|
Título cadastrado confere com o título
da obra |
|
|
|
Outros |
|
|
|
Exemplar com datas diferentes cadastrados com o
mesmo número de acervo |
|
|
|
CADASTRAR COMO:
CEPU ( )
CESC ( )
BC ( ) |
||
Os livros que estavam na condição de emprestados não
permitiam mudança
de status na base de dados, tendo assim que aguardar retorno para as possíveis
mudanças. Para isto, foi confeccionado um formulário “Tabela
de Espera dos
Livros Emprestados do CE” (Ver figura 2).
|
Exemplar |
Autor |
Título do Livro |
Devolução |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Os exemplares que estavam cadastrados no Pergamun, e que porventura não
eram localizados fisicamente nas estantes do CESC e no acervo geral não
podiam
ser alterados na base. Assim desenvolveu-se outro formulário “Obras
a serem
excluídas do acervo” (FIGURA 3). De posse desse formulário,
preenchido com o
número do exemplar, autor, título e data da última leitura,
após quinze dias
realizava-se a leitura nas estantes, caso a obra não tinha retornado,
o título era
excluído da base.
|
Exemplar |
Autor |
Título do Livro |
Data Leitura |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Após todo o processo, os livros que pertenciam ao setor do CESC
eram
agrupados nas estantes conforme sua ordenação. Como os livros
ocuparam um
espaço menor nas bandejas, providenciou-se nova sinalização
para indicar o
número de classificação. Cartazes foram confeccionados
informando ao usuário da
nova condição do setor CESC.
Quinzenalmente fazia-se uma leitura na estante do CESC, para contemplar
as atividades realizadas abaixo:
a) Quando a obra possuía vários títulos e um deles estava emprestado, este
não era alterava-se na base de dados até o seu retorno;
b) Quando o livro emprestado voltava à biblioteca, pesquisava-se seu
recadastramento e alterava-se na base; e,
c) Se o livro não era encontrado, preenchia-se na base na opção Situação
Excluído e excluía-se o livro da biblioteca.
Também foi elaborado, com orientação do bibliotecário,
um manual de
procedimentos, referente às atividades destinadas à reestruturação
do setor CESC,
como também referente a problemas surgidos e previstos como um banco
de
soluções.
Este manual teve como objetivo a padronização dos procedimentos.
Contudo, está aberto para possíveis alterações
e atualizações, no entanto à medida
que os trabalhos forem avançando, haverá a possibilidade do
surgimento de novos
problemas, como também, de outras formas de agilizar as atividades.
Após a realização do estágio obrigatório,
percebeu-se a importância do
conhecimento, da preparação e do empenho de cada profissional
como
fundamental para a execução de atividades. Um aspecto que influencia
diretamente no desempenho das tarefas e atividades é conhecer o ambiente
de
trabalho, sua cultura organizacional e o contexto social para dinamizar ações.
Algumas considerações merecem ser destacadas em relação
ao
desenvolvimento e conclusão do estágio. Entre elas pode-se
salientar o uso do
software Pergamum. O Pergamum é um software comprado, e às
vezes inviabiliza
algumas alterações de cadastramento. Quando este problema ocorre,
os
funcionários da Biblioteca têm que entrar em contato com o atendimento
técnico
do programa e solicitar providências. Após o encaminhamento
do problema,
aguarda-se um período para que a empresa solucione a pendência.
A empresa que
desenvolve o software precisa agilizar o suporte, pois facilitaria alguns
procedimentos de alteração.
Torna-se gratificante poder ver os frutos de um trabalho feito com muita
dedicação e empenho. Também é pertinente salientar
que a orientação dos
responsáveis por esta instituição é de extrema
importância para se obter bons
resultados.
Com relação ao ambiente, foi possível ter consciência
de como funciona um
setor de uma biblioteca de grande porte e vinculado a uma instituição
de ensino e
pesquisa. Percebe-se as dificuldades existentes, como os cortes nas despesas,
a
falta da aquisição de livros e outros materiais, além
da falta de uma estrutura mais
confortável aos usuários (aclimatização).
Pode-se afirmar que o estágio obrigatório é uma ótima
oportunidade para
preparar o acadêmico do Curso de Biblioteconomia, munindo-o de conhecimentos
para atuar em sua área da Biblioteconomia.
É muito importante realizar estágios em diversas áreas
da biblioteconomia,
pois isto possibilita trabalhar com as diversas opções que
a profissão bibliotecária
apresenta.
No caso do Estágio obrigatório realizado na Biblioteca Universitária,
devido
à falta de tempo dos estagiários da disciplina do Estágio
Obrigatório, faz-se
algumas sugestões:
a) A designação de uma equipe de estagiários ou bolsistas
para dar
continuidade aos trabalhos, seguindo as normas do manual de procedimentos,
elaboradas pelos estagiários. b) Adoção do manual como
roteiro, pois seria uma
forma de padronizar, facilitar as atividades e também contar com a
contribuição
desta equipe, na atualização do mesmo.
Sugere-se a divulgação do setor de Coleções
Especiais da Biblioteca Central
da Universidade Federal de Santa Catarina.
ALMEIDA JÚNIOR, O. F. de. Sociedade e biblioteconomia. São
Paulo: Polis:
APB, 1997. 129p.
FERREIRA, Lusimar. Bibliotecas universitárias brasileiras.
São Paulo:
Pioneira/INL/MEC, 1979.
FERREIRA, Sueli M. S. Redes eletrônicas e necessidades de informação:
abordagem do sense-making para estudo do comportamento de usuários
do
Instituto de Física da USP. 231f. 1995. Tese (Doutorado em Comunicação
e Artes)
Universidade de São Paulo, São Paulo, 1995.
FIGUEIREDO, Nice. A modernidade das cinco leis de Ranganathan. Ciência
da
Informação, Brasília, v. 3, n. 21, p. 186-191, set./dez.,
1992.
LEMOS, Luiz Augusto Pinto. Avaliação da percepção
do cliente interno: serviços
de aquisição de livros de uma biblioteca Universitária.
202f. 2002. Dissertação
(Mestrado em Engenharia de Produção) - Programa de Pós-graduação
em
Engenharia de Produção, Universidade Federal de Santa Catarina,
Florianópolis,
2002.
TARAPANOFF, Kira (Org). Inteligência organizacional e competitiva.
Brasília:
Unb, 2001.
SILVA, Chirley C. M. da; RADOS, Gregório J. V. Gestão de serviços
em
bibliotecas: melhoria com foco no cliente. Revista ACB: Biblioteconomia
em Santa
Catarina, v. 7, v.1/2, 2002.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA. Departamento de
Ciências da Informação. Coordenadoria de Estágio.
Manual de orientação para
elaboração do relatório de estágio obrigatório.
Florianópolis, 2002.
UNIVERSIDADE FEDERAL DE SANTA CATARINA. Biblioteca Central.
Disponível em: <http://www.bu.ufsc.br/refer.html>
Acesso em: 04 out. 2002.
___________________
Abstract: Relate a practice curricular at the Special Collections
sector from the Central
Library of the Federal University of Santa Catarina - Brazil, realized between
the second
semester of 2002, by students from the last phase period of the Librarian
Science Course
from the Federal University of Santa Catarina. Argue the importance through
training
periods from a curricular practice. It contribute as experience material
for Library Science
academics students.
Keyword: University libraries, Sector of Special Collections - Central/UFSC
Library.
Bibliographical Control - Santa Catarina.
___________________
Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Santa Catarina
E-mail: chirley@brturbo.com
Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Santa Catarina
E-mail: marciarconceicao@previdencia.com.br
Bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal de Santa Catarina
E-mail: roberto@beiramar.com.br