Apresenta relato das atividades realizadas no Arquivo Intermediário
e
Permanente da Secretaria da Agricultura do Estado de Santa Catarina
(Florianópolis). Descreve o processo de organização,
análise, avaliação e seleção a
partir da massa documental incorporada ao acervo, tendo como seguimento a
Tabela de Temporalidade elaborada e aprovada de acordo com a Lei n. 9.747.
de
26/11/1994.
Arquivos - Projeto de extensão; Secretaria de Estado dos Negócios
da Agricultura; Organização de arquivos; Arquivos intermediários
; Arquivos permanentes.
Os “Projetos de Extensão” da Universidade Federal de Santa Catarina
-
UFSC propiciam visibilidade de ações acadêmicas na sociedade
com atividades
práticas no processo de ensino-aprendizagem, associados ao processo
pensar-fazersaber,
direcionam atividades e tarefas executadas nos locais de trabalho e
viabilizam possibilidades de estágios curriculares e extra-curriculares,
além de
colocar os acadêmicos em contato com suas diferentes áreas de
atuação
profissionais.
O propósito deste relato é compartilhar experiências
relevantes no projeto
de extensão referente ao processo de Organização do
Arquivo Intermediário e
Permanente da Secretaria da Agricultura – SDA - no período de fevereiro
de 2002
a dezembro de 2002. Esta experiência foi possível a partir da
oportunidade de
participação no Projeto de Extensão firmado entre a
Universidade Federal de Santa
Catarina (UFSC), representado pelo Departamento de Ciência da Informação
(CIN) e a Secretaria da Agricultura (SDA). O projeto, foi executado por 4
estagiários, acadêmicos do Curso de Biblioteconomia da UFSC,
sob a supervisão
da Professora Eliana Maria do Santos Bahia e o Sr. Valdir Alves, Diretor
Administrativo e Financeiro.
A Secretaria do Desenvolvimento Rural e da Agricultura, órgão
da
administração direta do Governo do Estado de Santa Catarina
compete desenvolver
atividades relacionadas com a defesa animal; fiscalização da
produção animal e
vegetal e do uso de agrotóxicos e defensivos agrícolas; pesquisa
e difusão de
tecnologia; administração rural entre outras atividades.
O arquivo dessa instituição é caracterizado como
uma unidade de suporte
informacional buscando resguardar e conservar o acervo documental da SDA.
Os
usuários deste acervo são profissionais e colaboradores da
área de contabilidade,
do Departamento Pessoal e do Gabinete do Secretário da SDA.
O Arquivo da SDA está situado à Rodovia Admar Gonzaga, n.
1.486,
Itacorubi em Florianópolis, SC, no pátio da SDA. Fazem parte
do acervo deste
arquivo, os documentos do Gabinete do Secretário, do Setor de Contabilidade,
do
Setor de Recursos Humanos, de 1960 a 2002, tais como: ofícios expedidos,
exposição de motivos, memorandos, boletins financeiros, balancetes,
tomada de
preços, empenhos, correspondências expedidas e recebidas, entre
outros.
O Arquivo Permanente consiste no conjunto de documentos que são
preservados, respeitando a destinação estabelecida, em decorrência
de seu valor
probatório e informativo. Classificam-se em quatro grupos as atividades
do arquivo
permanente:
Arranjo: reunião e ordenação adequada dos documentos;
Descrição e publicação: acesso aos documentos
para consulta e divulgação
do acervo;
Conservação: medidas de proteção aos documentos,
visando impedir sua
destruição;
Referência: política de acesso e uso dos documentos (PAES,
1997).
Neste arquivo está disponibilizado o acervo para usuários.
O profissional
que cuida deste acervo, inserido no mercado competitivo, além de utilizar
tecnologias de informação e comunicação precisa
saber organizar sistematicamente
e aplicar técnicas, métodos e instrumentos para dar o tratamento
especifico,
facilitar a busca e possibilitar a recuperação dos documentos
de maneira rápida e
eficaz.
No decorrer do estágio foram realizadas as seguintes atividades:
organização, sinalização das caixas conforme
sua massa documental,
processamento técnico, higienização da documentação,
digitação na base de dados,
anotação de todos os documentos solicitados e retirados, além
do atendimento ao
usuário.
2.1 Recebimento da Massa Documental: Toda a documentação
incorporada ao
acervo durante o período de realização do estágio
passou por uma análise,
avaliação e seleção, tendo como seguimento a
Tabela de Temporalidade elaborada
e aprovada de acordo com a Lei n. 9.747. de 26/11/1994 (SANTA CATARINA,
1998). A SDA possui uma comissão, da qual a professora Bahia faz parte,
para
elaboração da Tabela de Temporalidade.
2.2 Identificação do Documento: No decorrer das atividades
de estágio foram
atribuídas cerca de 200 caixas contendo documentos. Para identificá-los,
era
analisado documento por documento em seguida anotado, em planilhas, os
seguintes dados: Fundo/série; Tipo do Documento; Data/Período;
Número dos
documentos; Subsérie/Descrição; Local do documento (estantes,
caixas,
prateleiras);
2.3 Processamento Técnico: No processamento técnico,
havia a preocupação em
organizar os documentos de forma a criar mecanismos de acesso e recuperação
das
informações neles contidos.
2.4 Conferência: A conferência é o passo inicial
para a incorporação dos
documentos ao acervo de um arquivo. Nesta etapa foi feita uma seleção
do
material, separando os que permaneciam em perfeito estado dos que estavam
danificados.
2.5 Catalogação: É o registro e descrição
de uma obra para a elaboração de
catálogos e bibliografias (CÓDIGO DE CATALOGAÇÃO
ANGLO
AMERICANO, 1974). A catalogação consistiu na representação
descritiva dos
itens, na qual são determinados pontos de acesso principal e secundário
e de
recuperação dos assuntos contidos nos documentos, visando responder
às questões
de busca das informações pelos usuários.
2.6 Classificação: A classificação
é uma operação da descrição de conteúdo
de
documentos, pela qual determina-se o assunto principal [...] (GUINCHAT,
MENOU, 1994). Esta atividade visa manter a coerência na entrada dos
assuntos,
possibilitando a recuperação da informação contida
nos documentos que compõem
o acervo do arquivo, de maneira eficiente e eficaz.
2.7 Indexação: A indexação é
uma forma de descrição de conteúdo, a operação
pela qual escolhe-se os termos mais apropriados para descrever o conteúdo
de um
documento. Os documentos são indexados exaustivamente não existindo
um
número limite de descritores. A política estabelecida consiste
em: quanto mais
descritores para um documento, maior a facilidade em recuperá-los.
Na indexação
dos documentos procurava-se observar as características e as necessidades
dos
usuários da unidade documental para maior satisfação
dos mesmos. Para realização
desta etapa, eram indagados os colaboradores sobre como seriam solicitadas
as
informações dos documentos. Esta pequena entrevista tornava
menos complexa a
indexação dos documentos.
2.8 Higienização dos Documentos: Para garantir longa
vida útil ao acervo, se faz
necessário prevenir a sua deterioração. Requer o conhecimento
básico das
condições de armazenamento, exposição e segurança
da documentação. Os fatores
que fragilizam ou danificam a maioria dos acervos são: temperatura;
umidade
relativa; iluminação; poluição atmosférica;
agentes biodeterioradores e ação do
homem (MILEVSKI, 1997). Assim, o planejamento da preservação
não deve ser
visto como um elemento novo, mas como um componente das operações
e
responsabilidades da Instituição (SILVA FILHO,[200?]).
Ao iniciar o processo de organização do arquivo o cenário
era: documentos
soltos e mal acondicionados, em caixas de papelão rasgadas e coladas
com fitas
adesivas, mal sinalizadas, ou, quando sinalizadas, em nada correspondiam
ao que
havia em seu interior. Toda essa condição favorecia a manifestação
de fungos,
mofos, insetos e roedores. Isso preocupava a direção da SDA,
pois estava sendo
perdida a memória.
A higienização é um processo fundamental para a preservação
de um
documento. Como o Arquivo possuía documentos originais, foram adotados
cuidados especiais em relação a estes documentos visando sua
preservação
permanente.
O processo de higienização dos documentos consistiu na utilização
de um
pincel/trincha, para a retirada das sujidades; pó de borracha, passado
nos
documentos em movimentos circulares; pincel para a retirada do pó
de borracha e
resíduos de poeira acumulada pelo tempo e mau acondicionamento. Após
a
higienização, os documentos foram colocados em caixas de polionda,
visando uma
melhor armazenagem e conservação dos mesmos. Tomou-se o cuidado
de colocar
5 caixas por prateleiras, com espaços entre elas para facilitar a
ventilação e a
iluminação e assim dificultar a manifestação
de insetos.
2.9 Atendimento ao Usuário: No atendimento ao usuário
percebeu-se a
importância e a necessidade de uma boa postura e conduta com os mesmos
que
procuravam a Unidade de Informação. Este foi um fator fundamental
para o
conhecimento dos usuários do arquivo, pois com a troca constante de
informações,
se criou elos de confiança e de divulgação do trabalho
realizado e a contribuição
dos usuários era pertinente na indexação dos documentos.
Constatou-se que a implementação do trabalho, ou seja a
organização do
arquivo num espaço maior e limpo, e com recursos das tecnologias da
comunicação (telefone, computador), além de direcionar
equipamentos (armário,
mesa e caixas adequadas) provocou uma aculturação da importância
do arquivo na
instituição.
A participação em projetos de extensão na formação
acadêmicas pode ser
considerada uma complementação positiva e de grande importância.
Cabe aos cursos de Biblioteconomia estimularem oportunidades para
estágios de estudantes de graduação e especialização,
no intuito de oportunizar
experiências enriquecedoras quanto ao planejamento, organização,
recuperação e
manuseio de acervos.
Atuação em Instituições Privada e Estadual
abre horizontes, agregam
conhecimentos, além de permitir vivenciar experiências em áreas
profissionais.
1 Trabalho apresentado no I Seminário de Arquivologia na
Universidade Federal
de Santa Catarina, em 20/10/2003.
PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed.
rev. ampl. Rio de Janeiro:
Fundação Getúlio Vargas, 1997. 340 p.
SANTA CATARINA (Estado). Decreto nº 3.599, de 22 de dezembro de 1998.
Dispõe sobre a aprovação do regimento interno da Secretaria
de estado do
Desenvolvimento Rural e da Agricultura com as nominativas dos cargos de
provimentos em comissão e das funções executivas de
confiança. Diário Oficial
[do] Estado de Santa Catarina. p. 13-18. dez. 1998
CÓDIGO de Catalogação Anglo-Americano. Brasília:
VIPA, 1974.
GUINCHAT, Claire; MENOU, Michel A. Introdução geral as ciências
e técnicas
da informação e documentação. Brasília:
IBICT, 1994.
MILEVSKI, Robert. Manual de pequenos reparos em livros. Rio de Janeiro:
Projeto conservação preventiva em bibliotecas e arquivos: Arquivo
Nacional,
1997. 189 p.
SILVA FILHO, José Tavares da. Conservação de acervos:
conservação preventiva
de acervos bibliográficos. Urca, RJ: [s.n.], [200?]
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Abstract: It presents story of the activities carried through in
the Intermediate and
Permanent Archive of the Agriculture Secretariat of Santa Catarina State
(Florianópolis). Process organization description, the documentary
analysis,
evaluation and selection incorporated to the collection using a Temporality
Table
elaborated and approved in accordance with Law n. 9.747. of 26/11/1994.
Keywords: Archives – Extension project; Agriculture – archives; Organization
-
archives; Intermediate archives; Permanent archives.
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Bacharel em Biblioteconomia graduada pela Universidade Federal de Santa
Catarina
E-mail: pachecoraquel@yahoo.com.br