Enviar artigo via e-mail ORGANIZAÇÃO DO ACERVO DA ASSESSORIA JURÍDICA DAS EMPRESAS PORTOBELLO
Leonita C. Fernandes * Valéria G. Ghanem **
Resumo
Organização do arquivo jurídico de acordo com técnicas arquivísticas, estabelecendo critérios para avaliação documental e metodologia compatível a continuidade e expansão do arquivo, após a finalização do projeto.Descritores : Organização; arquivo; empresa; metodologia; projeto.
1. O Projeto e seu desenvolvimento
Idealizado por Valéria G. Ghanem , o projeto teve por objetivo organizar o acervo da assessoria jurídica das empresas Portobello, seguindo as normas da arquivística, pois os documentos se encontravam em total desorganização e sem nenhum processamento técnico.0 primeiro passo foi fazer um levantamento e reconhecimento da tipologia documental, consequentemente separou-se a documentação de uso corrente da documentação de valor permanente, que foi armazenado no arquivo central, chamado pela empresa de arquivo inativo.
O arquivo inativo da assessoria jurídica possuiu no final da organização, 35 caixas-arquivo, contendo 596 pastas com documentos de 32 empresas que compõem a holding.
A série documental correspondências foi separada em recebida, expedida e de terceiros, totalizando 15 pastas. A série documentação complementar, foi criada para ordenar uma gama muito extensa de documentos até então agrupados de forma errônea. Foram identificados 140 assuntos, ordenados em 286 pastas, utilizou-se índice alfabético para a recuperação.
A parte mais importante da organização do arquivo e que mereceu um estudo minucioso para melhor adaptação da metodologia aplicada, foi a ordenação dos processos.
Eles foram organizados e agrupados pelas seguintes áreas:
• TRIBUTÁRIA : Administrativo e JudicialForam analisados 366 processos, distribuídos em : 92 tributário administrativos ,138 tributário judiciais , 13 trabalhistas.
• TRABALHISTA : Administrativo e Judicial
• CÍVEL : Judicial
2. A Metodologia
O método utilizado foi o DUPLEX , que vem a ser a junção do método numérico e de assunto. Este método utiliza números e pontuação que identifica o processo dentro do acervo e descreve os principais elementos como :•ÁREA
•N° DE PROCESSO
• PARTES PERTENCENTES AO PROCESSO
• ASSUNTO
•DATA
3. Automatização
Através da criação de um programa desenvolvido em linguagem VISUAL BASIC, a recuperação da informação arquivada foi automatizada. Sob a responsabilidade de Arno Schmidt Jr. da DB Consult, o programa utilizado propicia Cadastramento, pesquisa e relatório de todo o acervo jurídico.4. O Estágio
O papel da estagiária foi de suporte à arquivista, tendo em vista o conhecimento árido sobre o assunto, assim como a prática das atividades.Todas as tarefas foram analisadas pela arquivista e repassadas à estagiária, através de orientação específica.
Cabe ressaltar que o tipo de atividade desenvolvida em nível estagiário, comparada a teoria vista durante a graduação, é diferenciada por dois pontos básicos e de destaque. São eles :
- O conhecimento arquivístico se dá no início do curso, ficando muito distante da prática durante a graduação.
- A falta de aprofundamento no assunto dificulta a familiarização com o mesmo. A necessidade de especialista em arquivologia no desenvolvimento de um trabalho como o que foi feito na empresa Portobello é evidente, assim
como a importância da junção dos conhecimentos arquivístícos e biblioteconomicos para o alcance da perfeição nos trabalhos desenvolvidos em parceria.
5. Considerações finais
A participação em um trabalho como este é de grande valor pessoal e profissional. Primeiramente o contato com profissionais de áreas diferenciadas ao mesmo tempo próximas, a Biblioteconomia e o Direito possuem uma grande afinidade e entrosamento, além do reconhecimento de ambos profissionais das áreas, na importância do compartilhamento dos conhecimentos.O mais importante no entanto, foi o trabalho arquivístico descoberto passo a passo no decorrer das atividades realizadas.
Coube a arquivista utilizar experiências passadas a título de ilustração , para demonstrar na prática vivenciada durante a organização do acervo jurídico da empresa, que cada caso deve ser estudado detalhadamente, observando sempre o usuário, as condições físicas do local, a porte da instituição e em especial as características próprias de cada arquivo e dentro deste as características específicas de cada série documental.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
BAR, Fernando Luiz. GDI: Introdução ao gerenciamento da documentação e informação. São Paulo: CENADEM, 1988, 99 p.VALETTE, Jean-jacques. O papel dos arquivos na administração e política de planificação nos países em desenvolvimento. Rio de Janeiro : Arquivo nacional, 1973, 63 p.
________
Leonita C. Fernandes
Graduanda no Curso de Biblioteconomia da UFSC - EstagiáriaValéria G. Ghanem
Historiadora especializada em ArquivologiaRev. ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis,
v. 2, n.2, p. 25-27, 1997.
Métricas do artigo
Carregando Métricas ...
Metrics powered by PLOS ALM
Revista ACB: Biblioteconomia em Santa Catarina, Florianópolis (Brasil) - ISSN 1414-0594
Esta obra está licenciada sob uma Licença Creative Commons.